Hvordan overta regnskapet selv fra regnskapsfører? Økonomisystemene og bankintegrasjonene er blitt så gode at mange kan overta regnskapet selv fra regnskapsfører nå. Kostnadene til regnskap er én av flere kostnadsfaktorer som kan føre til at folk kvier seg for innovasjon og forretningsutvikling. Derfor er Viis opptatt av også dette.
Les mer: Viis har lagd denne teksten med nyttig innhold og som en demo på bruk av strukturerte data i tekster. Se nettbutikken vår.
En god revisor (selv uten revisjonsoppdrag), support fra økonomisystem-leverandøren og en serviceinnstilt bank kan gjøre regnskap og lønn rimelig og overkommelig. Mye i denne oppskriften vil virke ukjent og kanskje “skremmende”, men et skifte vil skje gradvis inkludert at du leser deg opp på “bytt regnskapssystem” hos ulike økonomisystemer (se lenker lengre nede). Brikkene vil falle på plass litt etter litt. NB! Er du heldig, har du allerede et moderne, skybasert (logge deg på i nettet, ikke installere på datamaskin) regnskapssyste. Da kan du nøye deg med å bytte ut regnskapsføreren eller engasjere denne i ny rolle som rådgiver.
Estimate Cost : NOK
Time Needed : 15 minutes
Hvordan overta regnskapet selv fra regnskapsfører?
- Gjør vurdering av kompetansebehovet ditt
Hvis du kan lære og bruke et IT-system, så er grunnlaget lagt for å kunne bruke et økonomi/regnskaps- og lønnssystem. Ikke alle økonomisystem-leverandørene yter regnskapsfaglig support. Både regnskapsførere og revisorer kan regnskap. Som rådgiver kan du bruke en regnskapsfører som er superbruker på økonomisystemet eller en revisorer, selv om virksomheten din ikke er revisjonspliktig.
Tenk deg godt om før du velger en økonomisystem-leverandør som kun jobber gjennom forhandlere som ofte kan være regnskapsførere. Ønsker du det? Eller ikke? Valget må du se opp i mot behovene dine.
Ved oppsett av systemet må du gjøre eller få gjort en engangs integrasjon med AltInn for innrapportering av lønn, arbeidgiveravgift (AGA) og forskuddstrekk. Du må kunne klare å overholde tidsfrister (legg inn repeterende hendelse i kalender) for mva, AGA og forskuddstrekk. Betaler du ikke ut lønn og er du ikke mva-pliktig så er det enda enklere.
Årsavslutning er en del av det hele. Du kan vurdere å bruke en regnskapsfører eller revisor til bare årsoppgjør (ikke revisjon). Det kan være veldig fint på denne måten å få et blikk utenfra på bokføringen din. Kanskje oppdager de feil som du verken vil ha eller som du taper på. Du kan vurdere å invitere dem til en gjennomgang for eksempel halvårlig for å kvalitetssikre og justere bokføringen.
- Lag en huskeliste og ta vare på lenker/referanser med en eneste gang
Lag en huskeliste nå med en gang. Kopier/ta vare på lenker til gode sider. Du kan systematisere dette senere, så får du din egen, personlige “hvordan overta regnskapet selv”-huskeliste. Ingenting er så irriterende som å ha lest noe lurt og ikke finne tilbake til det.
- Følg nøyere med på bokføringen en stund
Det kan være lurt å bytte i fred og ro. Følg nøye med på bokføringen en stund. Sett deg inn i kontoplanen dere har – det er godt nytt dersom dette høres skremmende ut, for du vil forstå mye av å forstå kontoplan. Se på hvordan ulike poster ført – debet og kredit. Fiken har en kontohjelper som alle kan bruke. Kontohjelp.no er også kjekk og koster rundt en tusenlapp. Det kan virke overveldende først, men ikke la deg skremme. For en liten og mellomstor virksomhet vil det ikke være uendelig mange forskjellige posteringer. Du vil kanskje også se muligheter for å forenkle, for eksempel innenfor lønn. Virksomheten kan kanskje gå over til rene utleggsbaserte reiseregning (ingen innberetning), bruk av skattefri km-sats m.m. som gjør at det blir en oversiktlig håndfull lønnsoppgaver å håndtere. Det er ofte en god idé å sette opp kontoplan og midlertidig saldobalanse i nytt regnskapssystem et par måneder før planlagt bytte. Da får du tid til å sette deg inn i forstå saker og ting før du går “live”. Et super-viktig NB! Da må du ha midlertidig kundereskontro og leverandørreskontro.
- Bytt til økonomisystem som er helt skybasert også for lønn, har EHF og er fullt integrert med banken
Start med banken din. Sjekk hvilke økonomisystemer de kan fullt ut kan integrere med. Hvis du har lagt din elsk på et system som banken ikke støtter, så bytt bank. Du kan bare beholde kontoene i den gamle banken inntil du har full kontroll med den nye. Det du ønsker å få til, er at du sender fakturaer fra økonomisystemet som blir bokført direkte og blir automatisk sendt til mottaker. Du ønsker så at banken sender meldinger om innbetalinger rett til økonomisystemet slik at dette blir bokført. Du ønsker å motta fakturaer med EHF som gir enkel bokføring av inngående fakturaer med betaling direkte fra økonomisystemet, også med automatisk bokføring. Når du først skal ha nytt system, så er det en stor fordel integrert lønnssystem.
Sammenlign også kostnader. Du må regne med 2-300 kroner i faste, månedlige bankkostnader. Det er lov å forhandlet om pris. Økonomisystemene kan ha en fast pris og ferdig med det – og/eller en transaksjonskostnad i tillegg. Regn litt på det. Spør noen. Sammenlignet med regnskapsfører blir det uansett billig.
- Beslutt tidspunkt for bytte
Du kan bytte når som helst i et månedsskifte. Enklest er fra 1.1. Nest enklest er etter mva-termin. Merk noe veldig viktig. Regnskapsføreren din klarer ikke å avslutte regnskapet samme dag som du vil starte. Derfor er det både lov og går helt fint å føre regnskap med en midlertidig, inngående saldobalanse.
- Veldig viktige sjekkpunkter når selve byttet skjer
Økonomisystemleverandøren din har gode punkt-for-punkt-veiledninger for dette. Hvis ikke så har du valgt feil system. Følg leverandørens veiledning. Google på ting du er usikker på. Her trekker Viis frem viktige sjekkpunkter som kan gi deg merarbeid dersom du gjør vei.
Les mer: 5 tips fra Tripletex om å bytte økonomisystem
Les mer: Oppstart PowerOffice Go Regnskap og det samme om oppstart lønn i PowerOffice Go
Les mer: Kom i gang med Fiken
Bruk 2-faktorautentisering for sikkerhetens skyld.
Det gamle økonomisystemet er sannsynligvis allerede knyttet til ELMA-registereret. Når du bytter så må det nye økonomisystemet knyttes til. Bankintegrasjonen til det gamle må avsluttes og kodene du får fra banken registreres i det nye.
Du har alle tiders anledning nå til å rydde opp i rusk som uhensiktsmessige vare/produktnumre, regnskapskontor du ikke vil bruke etc. Det kan også inkludere bruke av system for utlegg, reiseregning og kjøring. Her bruker Viis selv en løsning fra vår gamle kunde TravelText. Systemet kan være bedre og rimeligere å bruke enn økonomisystemenes egne app-er. En overraskende bra sak er at du kan sende inn utlegg med sms.
Du kan nå enten legge inn dokumenter manuelt eller få over SAF-T-filer fra regnskapsfører. Det siste kan være litt mer komplisert, men gir deg til gjengjeld tilgang på historikken din. Hett tips er å få god hjelp hvis du går for SAF-T. Her tar vi utgangspunkt i manuelt (ikke SAF-T).
Du vil trolig legge inn midlertidig åpningsbalanse/inngående saldobalanse. Da må du lage midlertidig kundereskontro og leverandørreskontro (legg til én i regnskapskonto, f.eks. 2401 Leverandører midlertidig saldobalanse). Hvis du bruker 2400 Leverandører (altså ikke midlertidig) så må du trolig betale økonomisystemleverandøren for å nullstille inngående saldobalanse. Når regnskapsføreren er helt klar legger du inn en endelig, inngående saldobalanse også for kunder og leverandører.
Vedrørende lønn får du personalkort fra regnskapsfører. Det er viktig at eksisterende arbeidsforhold legges inn identisk med tidligere innrapportert via a-melding. Du kan importere arbeidsforhold fra siste innsendte A02-melding som du finner i Altinn under “Arkivert”.
Hvis du har avsluttet midt i en mva.-termin, skal regnskapsfører kjøre mva. og sende oppgave til Altinn. På denne måten så blir alle mva-kontoer “tømt” mot Oppgjørskonto mva. i den endelige saldobalansen du mottar. Oppgaven i Altinn skal du ikke røre. Når du så kjører mva ved mva.-terminens slutt, vil også denne havne i Altinn. Så velger du deg én av oppgavene, legger tallene sammen i denne, sender inn og sletter oppgaven du ikke brukte. Viis har møtt regnskapsførere som ikke kan dette.
- Avslutt med Samordnet registermelding m.m.
Når forholdet til regnskapsfører er avsluttet, går du inn i AltInn, finner “Samordnet registermelding” og sletter den gamle regnskapsføreren. Avklar med en eventuell ny støttespiller (regnskapsfører eller revisor) om de kan være oppført.
Sjekk med støttespilleren hvilke tilganger de må i Altinn o.a. hvis de skal håndtere årsoppgjør.
Tools
- God IT-forståelse
- Noen med solid regnskaps- og lønnsforståelse som kan hjelpe deg, for eksempel økdnomisystemleverandøren (noen av dem vil bare hjelpe gjennom forhandlere), revisor (selv om du ikke har lovpålagt revisjon) eller en regnskapsfører (en annen enn den du har eller den samme i ny rolle).
- En bank som faktisk bryr seg om å hjelpe og som er fullt integrert med økonomisystemet du velger. Bytt hvis du ikke får det du trenger.
Materials
- Brukertilgang til Altinn